swissaxis

Task-Management

Dokumentenmanagement

IKS, QMS, Compliance

Sitzungsmangement

Projekt + Prozessmanagement

Workflows und Tasks im Griff

TASK-MANAGENENT
WORKFLOW-MANAGEMENT

Digitales Task-Management steigert die Produktivität ohne Stress und senkt die Risiken.

Es macht Organisationen zuverlässiger und Kunden zufriedener.

Typisch Schweiz ist swissTASK: High-end, high-security und doch bequem.

Die Sicherheit auf swissBANKING security level (FINMAG).

Die Daten unter swissGovernment privacy compliance (Datenschutz).
DAS EINZIGE

Umsetzung zum Beispiel mit der Kanban-Methode
Wie das geht?
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In vielen Organisationen wird immer häufiger in übergreifenden Teams zusammengearbeitet. Ein Task-Management kann hier eine grosse Hilfe sein. Leistungen können schneller und kontrollierter erbracht werden.

Denn die zu bewältigenden Anforderungen und Aufgaben werden immer komplexer, der Zeitdruck immer größer. Wie anders als mit den Daten in der Schweiz unter Schweizer Management und unter Schweizer Recht sollen die wichtigen Aufgaben digitalisiert werden?

BRANCHENBEISPIELE

Gemeinde, Stadt
Schule, Werk

Retail, Produktion
Grosshandel

Fondsverwalter
Kreditinstitut

Kinderhilfswerk
Landeskirche

Task- oder Aufgabenmanagement ist eine organisatorische Aufgabe und keine Frage der persönlichen Präferenzen von Mitarbeitenden. Mit „Post-it“-Zetteln, To-Do-Listen und E-Mails geht der Überblick verloren, Ziele werden nicht oder nur unvollständig erreicht, Aufgaben bleiben unerledigt oder werden aufgeschoben.

Mit einer zentralen Aufgabenverwaltung kann eine ganze Reihe von Vorteilen realisiert werden:

  • Wird ein zentrales Task-Management eingeführt und gepflegt, so existiert damit eine klare und nachvollziehbare Übersicht über alle Aufgaben innerhalb des Unternehmens.
  • Anstehende Arbeiten und Aufgaben können auf diese Weise leicht delegiert werden.
  • Fristen können gesetzt und deren Einhaltung kann leichter überwacht werden.
  • Gleichzeitig können überflüssige Tätigkeiten erkannt und dann minimiert oder gar ganz beseitigt werden.
  • Durch die so entstehende Koordination der einzelnen Aufgaben kann die Organisation in der Regel deutlich schneller auf Veränderungen reagieren (Stichwort Agilität).
Nie mehr Stress mit Dokumenten

Dokumentenmanagement

Daten und Dokumente digital, mobil und bequem organisieren, dabei digital Speichern, Archivieren, Suchen, Finden und Verteilen fördert die Produktivität und senkt die Risiken. Das macht Organisationen zuverlässiger und Kunden zufriedener.

Typisch Schweiz ist swissPIXAS:

High-end, high-security und doch bequem. Die Sicherheit auf swissBANKING security level (FINMAG). Mit 3fach Authentifikation und IP Restriktion.

 

Die Daten unter swissGovernment privacy compliance (Datenschutz). Und sechsfach redundant in 3 verschiedenen Rechenzentren gelagert. DAS EINZIGE

Das swissPIXAS Dokumenten-Management-System hilft Unternehmen, Papierberge per Mausklick zu digitalisieren. swissPIXAS ist unkompliziert. Die Umstellung erfolgt in ein paar Tagen. Und die gewohnten Arbeitsprozesse werden nicht behindert.

Wie anders als mit den Daten in der Schweiz unter Schweizer Management und unter Schweizer Recht sollen die Dokumente digitalisiert werden?

BRANCHENBEISPIELE

Parlament,
Schule, Sicherheit

Spital
Apotheken-Gruppe

Gemeinn. Verband
.

Wieso Dokumentenmanagement nicht kompliziert ist.

Jeder von uns arbeitet heute bereits digital, vielleicht noch nicht vollumfänglich, aber Office, Outlook und Co. können wir alle bedienen. Und die meisten Software-Lösungen funktionieren ähnlich intuitiv und lassen sich ebenso leicht handhaben.

Die Anwender sind übrigens jedes Mal überrascht, wie einfach ein DMS zu händeln ist. Die Dokumentensuche funktioniert z.B. nicht anders als eine simple Suchanfrage im Internet.

Wieso die Umstellung nicht lange dauert.

Die Einführung eines DMS ist nicht mit der einer komplexen neuen Finanzbuchhaltungs-Software oder einem Workflow-System ERP, GEVER, etc. vergleichbar. Solche Systeme stellen vorübergehend die komplette Firma auf den Kopf.

Eine DMS-Einstiegslösung lässt sich – je nach Unternehmensgrösse und Anzahl der DMS-Nutzer – bereits in zwei Tagen implementieren.

Wieso gewohnte Arbeitsprozesse nicht gestört und neue nicht erst erlernt werden müssen.

Manche Dinge ändern sich. Aber nicht unbedingt zum Schlechteren, im Gegenteil! Wer schafft es denn, in wenigen Sekunden seinen gesamten Aktenschrank zu durchsuchen? Mit einem DMS geht das per Mausklick. Auf diese Art spart man viel Zeit.

Wichtig! Ein DMS optimiert lediglich die Arbeitsweise, die Arbeitsprozesse bleiben in der Essenz jedoch die gleichen.

Die Übersicht behalten – und dokumentieren

IKS, QMS, COMPLIANCE

Digitales IKS erfüllt die Anforderungen der Revision, steigert die Produktivität ohne Stress und senkt die Risiken.

Es macht Organisationen zuverlässiger, Prozesse sicherer und Kunden zufriedener.

Typisch Schweiz ist swissIKS: High-end, high-security und doch bequem.

Die Sicherheit auf swissBANKING security level (FINMAG).

Die Daten unter swissGovernment privacy compliance (Datenschutz).

Die Berichterstattung ist ein Kinderspiel.

DAS EINZIGE

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Wenn Sie selbst herausfinden wollen,
ob Ihr IKS lebt und von den Mitarbeitenden akzeptiert wird.
Vier Leitsätze und unsere 12-Punkte-Checkliste zur Selbstdiagnose

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Das IKS, QMS, resp. Controlmanagement wird gelebt, wenn Vorgesetzte und Organe zeitgerecht zu kritischen Informationen kommen, und es von Mitarbeitenden als sinnvoll und hilfreich für ihre Arbeit empfunden wird.

Wie anders als mit den Daten in der Schweiz unter Schweizer Management und unter Schweizer Recht sollen die Kontrollaufgaben und Ergebnisse digitalisiert werden?

BRANCHENBEISPIELE

Gemeinde, Stadt
Schule, Werk

Retail, Produktion
Grosshandel

Fondsverwalter
Kreditinstitut

Kinderhilfswerk
Landeskirche

Ein adäquater Umgang mit Risiken ist heute für jede Organisation zentral. Es besteht sogar eine Pflicht dazu. Sie leitet sich aus der Pflicht zur sorgfältigen Oberleitung der Organisation ab. Auch wenn gesetzlich nicht ein QMS oder IKS vorgeschrieben ist, kommt niemand daran herum. Das Risikomanagement gehört zu den unübertragbaren und unentziehbaren Pflichten der Oberleitung einer Organisation. Und ein Risikomanagement ohne Erstellung und Führung eines individuellen Controlmanagement ist unmöglich.

Nach unserer Beobachtung sind die meisten QMS- und IKS-Systeme leider lückenhaft bei der operativen Umsetzung des Kontrollplans. Daran ist der Einsatz von Excel-Tabellen nicht ganz unschuldig, denn damit ist es unmöglich,

  • die Kontrolltätigkeit lückenlos nachzuvollziehen.
  • den nahtlosen Übergang bei Personalwechsel sicherzustellen
  • Auftragsverbindlichkeit und –verlässlichkeit zu stärken
  • die Datenintegrität zu schützen


Die mangelhafte operative Umsetzung führt dazu, dass das IKS von den Mitarbeitenden nicht «gelebt» werden kann. Und so wird das IKS zum organisatorischen Tiger ohne Zähne.

Immer diese Sitzungen – das könnte so gut sein

SITZUNGSMANGEMENT

Digitales Sitzungsmanagement steigert die Effizienz der Sitzungen ohne Stress und senkt die Risiken. Es macht Organisationen zuverlässiger, Prozesse sicherer und Kunden zufriedener.

Typisch Schweiz ist swissPIXAS: High-end, high-security und doch bequem.
Die Sicherheit auf swissBANKING security level (FINMAG).
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Unser E-Book für Sie:
Eine Checkliste für jede Sitzungsphase,
mehr als 20 Praxistipps und
4 Seiten über Telefon- und Videokonferenzen

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Digitales Sitzungsmanagement ermöglicht Rats- und Geschäftsführungsmitgliedern den sicheren Zugriff auf die aktuellsten Sitzungsunterlagen sowie eine effektive Zusammenarbeit mit weiteren Mitgliedern des Führungsgremiums. Alle Vorgänge werden zentral in einer Datenbank verwaltet, die Informationen sind jederzeit abrufbar und eine flexibel an Ihre Verwaltung angepasste Automatisierung der Abläufe wird erreicht.

Wie anders als mit den Daten in der Schweiz unter Schweizer Management und unter Schweizer Recht sollen die Führungsgremien digital arbeiten?

BRANCHENBEISPIELE

Parlament,
Schule, Sicherheit

Spital
Apotheken-Gruppe

Gemeinn. Verband
.

Sitzungsmanagement ist für jede Organisation, unabhängig, ob sie gewinnorientiert, not-for-profit oder eine reine Verwaltungsorganisation ist, der wichtigste Führungsprozess.

Deshalb müssen Sitzungen und Meetings, insbesondere von hochrangigen Gremien, gut vorbereitet sein. Zu einer perfekten Organisation gehören nicht nur das Zusammenstellen relevanter Dokumente wie Agenda und Teilnehmerliste, sondern auch die Vorbereitungen für die Beschlusserfassung sowie der Versand von Einladungen. Ergeben sich kurzfristig noch Änderungen, müssen alle Sitzungsteilnehmer zusätzlich informiert werden. Jede Sitzung muss darüber hinaus sorgfältig dokumentiert sowie nachbereitet werden und erzeugt eine grosse Menge an Daten und Dokumenten.

Die Umstellung auf ein papierloses, digitales Sitzungswesen, hat den Vorteil, dass Ihre VR-, GL-, GR-, SR-Sitzung und die Dokumentenverwaltung weniger aufwändig ist und trotzdem verlässlich bleibt – von der Planung über die Dokumentation bis hin zur Nachbereitung.

Bring die Projekte voran – zum Ziel

PROJEKT- UND PROZESSMANAGEMENT

Digitales Projekt- und Prozessmanagement steigert die Produktivität ohne Stress und senkt die Risiken. Es macht Organisationen zuverlässiger, Prozesse sicherer und Kunden zufriedener.

Typisch Schweiz ist swissTASK: High-end, high-security und doch bequem.

Die Sicherheit auf swissBANKING security level (FINMAG).

Die Daten unter swissGovernment privacy compliance (Datenschutz).

DAS EINZIGE

Jeder Prozess kann als Workflow dargestellt werden. Aber nicht jeder Workflow kann als Prozess strukturiert werden. Deshalb Prozesse nicht über-designen und Projekt- und Prozess-IT nur nach reiflicher Überlegung einsetzen. Ein Task-Management-Tool, welches Transparenz, Verbindlichkeit und Verlässlichkeit herstellt, genügt oft.

Wie anders als mit den Daten in der Schweiz unter Schweizer Management und unter Schweizer Recht sollen die wichtigen Prozesse digitalisiert werden?

BRANCHENBEISPIELE

Gemeindewerk
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Energie- &
Vorsorgeunternehmen

Dienstleistungs-
zentrum (non-profit)

Bei Industrieanlagen, Fliessbändern und der Produktion führt Automatisation zu mehr Effizienz. Doch auf den Büroalltag lässt sich dies nicht zwangsläufig übertragen. Denn ob ein Arbeitsablauf sich automatisieren lässt, oder dies überhaupt sinnvoll ist, sollte gut überlegt und abgewogen werden.

Eine vollständige Automatisation eines Arbeitsvorgangs lohnt sich, wenn alle Ausnahmen und Alternativen abschliessend definiert werden können. In diesem Fall kann ein Prozessmodell erstellt und anschliessend die Ausführung definiert werden. Darf der Prozess aber nicht den gesamten Ablauf, inkl. Ausnahmen oder Alternativen diktieren, ist eine Automatisierung nicht möglich.

Wir bei Swissaxis bezeichnen Prozesse lieber als Aufgabenketten, da eben viele mit dem Wort Prozess einen Ablauf wie bei einem Fliessband assoziieren. Dinge werden, ja müssen, hintereinander erledigt werden. Zuerst das Rad dann die Radmutter, etc. In administrativen Abläufen ist das aber anders. Dort kann, um beim Bild zu bleiben, oft wahlweise zuerst die Radmutter und dann das Rad, oder umgekehrt, montiert werden. Deshalb sprechen wir von Aufgaben, die zwar in Aufgabenketten beschrieben sind, aber nicht unbedingt hintereinander erledigt werden müssen.